Secretaris / Office Manager

  • Locatie Utrecht
    Uren per week 16
    Salarisindicatie Onbekend
  • Dienstverband Hoofdbaan / Bijbaan
    Vakgebied Onbekend
    Datum

Introductie

Bent u een echte duizendpoot, goed in communicatie en heeft u ervaring met notuleren? Dan zoeken wij u voor deze leuke functie bij een van onze opdrachtgevers in Utrecht!

De organisatie

Onze opdrachtgever is een communicatiebureau in hartje Utrecht. Vanuit hier verzorgen zij al ruim 20 jaar met een enthousiast en gedreven team voor een correcte communicatie bij uitdagende maatschappelijke opgaven.

De functie

In deze rol vervult u een echte spilfunctie. U bent verantwoordelijk voor het opmaken en versturen van offertes, voor een correcte registratie hiervan en voor een correcte opvolging van daaruit voortkomende handelingen. Daarnaast bent u eerste contact voor opdrachtgevers en leveranciers en zorgt u ervoor dat de opdrachtgevers met een juiste mensen in contact worden gebracht. Hiermee initieert u de start van een samenwerking. U bent rechterhand van het bestuur en werkt nauw samen met account- en projectmanagers en de financiële administratie. Daarnaast verzorgt u het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en draagt u zorg voor een correcte opvolging van gemaakte afspraken.

Uw taken bestaan o.a. uit:

Opmaken, versturen en bewaken van offertes

Voorbereiden en notuleren van vergaderingen

Verzorgen van een correcte communicatie tussen klant en managers of bestuur

Zorgdragen voor een correctie communicatie intern

Rapporteren aan de nodige partijen en registreren van alle benodigde documenten


Uw profiel

De rol van secretaris / office manager is voor de samenwerking van 3 bureau's binnen de coöperatie. Het is daarom van belang dat u goed kunt functioneren in een rol waar de druk hoog kan zijn. Coördineren van de werkzaamheden en kunnen plannen en organiseren zijn eigenschappen die bijdragen aan een goede uitvoering van deze rol. U bent iemand die stevig in uw schoenen staat en uw mannetje staat tussen veel partijen die allemaal iets van u vragen.

Verder is het van belang dat een kandidaat voldoet aan het volgende profiel:

Ervaring in een soortgelijke rol

Goede computervaardigheden (beheersing van Outlook)

Goede beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift

Zelfstandig en flexibel en daarnaast initiatiefrijk en doortasten

Afgeronde HBO opleiding in relevante richting

Beschikt over de juiste sociale vaardigheden om te kunnen schakelen tussen alle verschillende partijen

Plannen en organiseren

Klant- en servicegericht

Het betreft een vaste functie voor 16 uur per week. De werktijden zijn in overleg maar bij voorkeur te verdelen over 3 a 4 dagen.

Daarnaast werkt u afwisselend vanuit de kantoren in Utrecht en Gouda.

Informatie

Heeft u naar aanleiding van bovenstaand profiel nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op en vraag naar Martine van der Ster via 030-2459191 of email naar martine@ervarenjaren.nl.

Solliciteren doet u door hieronder op de button “solliciteren” te klikken en vervolgens uw gegevens in te voeren en uw CV bij te sluiten.

Wanneer uw profiel voldoende overeenkomt met de functie, neem ik zo snel mogelijk contact met u op. Wanneer u binnen 5 werkdagen geen reactie heeft ontvangen, bent u niet geselecteerd voor deze functie, maar houden wij uw gegevens graag in ons bestand.